Inkopende organisatie 3.0

Categorieën inkoopmanagement0 opmerking

De inkopende organisatie is volop in ontwikkeling. Dat zag ik bijvoorbeeld op 28 maart tijdens de Dag van de Rijksinkoop. Een van de sprekers was Gerco Rietveld. Zijn presentatie zette mij aan het denken. Alweer enige jaren geleden schreef ik namelijk een blog over de ontwikkeling van de overheidsinkoop. Is er in die tijd iets veranderd?

drie fasen van inkoop

Ik onderscheidde toen drie fasen. Die drie fasen zag ik ook in de presentatie van Gerco. Inkoop 1.0 noemt hij Conventionele inkoop en Inkoop 2.0 is Business gedreven inkoop. Daar schreef hij een mooi boek  over. Zijn nieuwe of misschien beter gezegd, doorontwikkelde gedachtegang noemt hij Waardegericht inkopen. Dat is de fase die ik inkoop 3.0 noemde. En daar begon mijn denken. Inkoop staat namelijk niet op zichzelf. Het is de organisatie die een behoefte heeft en daar inkopers voor inzet. De inkopers hebben een markt nodig om die behoefte zo goed mogelijk of leifst nog nog beter te vervullen.

Inkoop, een nieuwe paradigma. De basis voor een professioneel inkopende organisatie.

Inkopende organisatie 1.0

de inkoper focust op rechtmatigheid

De ontwikkeling van de overheidsinkoop startte in mijn beeld met de publicatie van de resultaten van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid, ofwel de bouwfraude. Ongeveer in die tijd kwam ook de rapportage over het nalevingsonderzoek uit. De combi van beide resultaten leidde niet alleen tot de oprichting van PIANOo, maar ontketende ook een enorme focus op rechtmatigheid en een angst voor contact met de markt. Want stel je toch eens voor! Samen leidde dit tot aanbestedingsdocumenten waarin de opdrachtgever de opdrachtnemer tot op de millimeter voorschreef waaraan hij moest voldoen. In de termen van Simon Sinek: het Hoe stond voorop.

inkopen of aanbesteden

Dat betekent eigenlijk dat de term Inkoop 1.0 niet klopt. Aanbesteden 1.0 is hier beter op zijn plaats. Met de publicatie van de nieuwe aanbestedingswet zitten we nu misschien op Aanbesteden 1.1, maar veel hoger zal dit niet worden. In een wet is nu eenmaal alles vastgelegd, dus geen ruimte voor groei. Je voldoet er aan of niet. Daarmee dan ook maar gelijk de stelling dat een organisatie die de focus heeft op rechtmatigheid stil blijft staan. Aan stilstand wordt meestal gelijk achteruitgang gekoppeld. Dat moeten we niet willen.

Inkopende organisatie 2.0

de afdeling inkoop zoekt business alignment

Gelukkig hadden veel overheidsorganisaties dat ook door. Met het aanbesteden 1.1 ontstond meer ruimte voor contact met de markt. Marktconsultaties, concurrentie gerichte dialoog en innovatiepartnerschap kwamen op. Maar inkoop ging niet alleen de markt (weer) op. Mede aangespoord door het boek van Gerco ging men ook nadenken over wat in goed Nederlands ‘business alignment’ wordt genoemd. Wat wil onze opdrachtgever? Hoe helpen we hem zijn doelstellingen te bereiken? Als ik er het inkoopvolwassenheidsmodel van Van Weele c.s. bekijk, dan zitten we hier op het omslagpunt van inkoop gedreven naar business gedreven inkoop. Je zou ook kunnen zeggen: van strategische naar tactische inkoop. Nogmaals onze goeroe: het Wat wordt belangrijker.

omslag is moeilijk

Maar dan gebeurt er iets vreemds. De meeste overheidsorganisaties lukt het in mijn beleving niet die omslag te maken. Zeker, er zijn gelukkig genoeg mooie voorbeelden te vinden van succesvolle inkooptrajecten. Trajecten waarbij inkoop al vroeg bij de opdrachtgever aan tafel zit en meedenkt over de concretisering van de vraag van de opdrachtgever. Maar dat zijn projecten. Het is nog geen gemeengoed. En dan dromen we ondertussen allemaal van de holy grail van inkoopvolwassenheid: waardecreatie.

Inkopende organisatie 3.0

De inkopende organisatie werkt samen met de markt

Gerco gaf in zijn presentatie aan dat er in Nederland maar een organisatie (ASML) is die zich op niveau zes van inkoopvolwassenheid bevindt. En toen sloeg mijn twijfel pas echt toe. In het regeerakkoord wordt de  nadruk gelegd op het bereiken van beleidsdoelen rondom Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Die doelstellingen kunnen volgens mij alleen maar bereikt worden als opdrachtnemer en de inkoopafdeling goed samenwerken.

waarde creëren

Business alignment is dus een vereiste. De andere vereiste is samenwerking met de markt. Als dat allebei goed loopt, dan gaan we (met zijn allen) pas echt waarde creëren. Je leest hier ook de randvoorwaarde: je kunt alleen maar groeien in inkoopvolwassenheid als de organisatie dat ook doet. Bij Best Value hadden ze dat ook door. Daar werd de P van Procurement al snel weggehaald omdat duidelijk werd dat deze methodiek/filosofie alleen werkt als de hele organisatie zo werkt en denkt.

inkopende organisatie 3.0

Als dat is waar we heen willen, dan moeten we ook anders in het vak gaan staan; dan zijn er ook andere competenties nodig. Dat werd mooi verwoord in een reactie van Fred Wittmaekers in een recente discussie op LinkedIn. Die reactie neem ik ingekort over:

“Bestuurders bepalen niet het succes van contractmanagement (vul hier Inkoop in) . Dat wordt bepaald door de mate waarin de lijnorganisatie (budgethouders en uitvoerenden) het idee hebben er beter van te worden. Zij willen vooral meer flexibiliteit en keuzemogelijkheden (zelfbeschikking). Als je een product wilt ‘verkopen’, dan moet je het aanprijzen met kenmerken die de potentiële ‘koper’ aanspreken, niet met kenmerken die je zelf belangrijk lijkt te vinden. Wat willen die ‘kopers’ graag hebben? Waar krijg je de handen enthousiast voor op elkaar? Zou de koper de voorkeur geven aan argumenten die gaan over ‘meer’ flexibiliteit, samenwerking, inzicht en kans op succes? Volgens mij klinkt dat laatste in ieder geval een stuk positiever.”

inkoop is leuk

Fred heeft gelijk. Het klinkt niet alleen positiever; het maakt het vak ook een stuk leuker. En dan kijkt Simon weer om de hoek: dat komt omdat het Waarom voorop staat. Ik reken er dan ook op dat we als inkopende organisatie de komende jaren heel mooie positieve en leuke dingen gaan doen en daadwerkelijk waarde gaan creëren. Ik zie dan ook uit naar het nieuwe boek van Gerco!

“Waardegericht inkopen focust zich op de behoeften van de eindgebruikers door met nadruk op waarde boven kosten oplossingsgericht samen te werken met leveranciers en daarmee betere uitkomsten en klantervaringen te bereiken.”

Gabriela Prada, voormalig director bij The Conference Board, Canada (2016)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *