Inkopen vanuit de systeemwereld: de mythe van beheersbaarheid

Dit bericht gaat over de eerste drie fasen van het inkoopvolwassenheidsmodel, samengevat met de term ‘inkoopgedreven’. Wouter Hart noemt dit de systeemwereld, te vergelijken met de WHAT van Simon Sinek.

In het eerste bericht in deze reeks, ‘Inkopen vanuit de Bedoeling ‘ begon ik met fase zes van het inkoopvolwassenheidsmodel. Ik vergeleek dit met de Bedoeling zoals Wouter Hart die beschrijft in zijn boek ‘verdraaide organisaties’ of de WHY in de gouden cirkel van Simon Sinek.  In de volgende berichten schreef ik over de Leefwereld van de opdrachtnemer en die van de opdrachtgever (Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap) ofwel de HOW. Fase vijf en vier van  het inkoopvolwassenheidsmodel.

De systeemwereld

De systeemwereld is het geheel van wetten, regels en procedures, sjablonen, KPI’s en verantwoordingsformulieren dat we hebben bedacht om ons werk in de leefwereld makkelijker te maken. Daar is helemaal niets mis mee. Zolang het maar  ondersteunend is aan ons werken; zolang het helpt ons werk productiever te maken.

In mijn beleving zijn we echter doorgeslagen. Na de publicatie van de resultaten van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid (de bouwfraude) en het ongeveer tegelijk verschenen Nalevingsonderzoek van het Ministerie van EZ richtte de overheid zich op rechtmatigheid; op control; op de wens tot beheersbaarheid. Hoe meer we vastleggen hoe minder er fout kan gaan. Het effect? Aanbesteden op laagste prijs en dikke aanbestedingsdocumenten die de wensen (eisen) van de opdrachtgever tot op de millimeter vastlegden.

Gevolg: een moordende concurrentiestrijd in diverse sectoren. Het meest extreme voorbeeld was de schoonmaaksector met de langste staking uit de Nederlandse geschiedenis. Tegelijkertijd een verwijding van de afstand tussen overheid en bedrijfsleven. Geen samenwerking, geen innovatie, geen win-win. Een forse toename van het aantal rechtszaken.

Beheersbaarheid is een mythe

Met de introductie van het begrip Economisch Meest Voordelige Inschrijving en innovatieve aanbestedingsprocedures is dat gelukkig verbeterd. Wat nog wel bestaat is een steeds complexere wetgeving. De rol van (angst voor) controllers, accountantsdiensten en rekenkamers lijkt alleen maar groter te worden. Het Europees Comité van de Regio’s (ECvdR) constateert dan ook dat de laatste jaren de juridisch correcte toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen veeleer een doel op zich geworden dan dat het rechtskader wordt gezien als een instrument voor het inkopen van werken, leveringen en diensten.

Gevolg: nog meer regels en procedures om toch maar de groene vinkjes te behalen. Professionals die van hun vak houden, maar worden gedwongen om een groot deel van hun tijd te besteden aan het invullen van formulieren en het opstellen van allerlei verantwoordingsrapportages. Niet voor niets is het artikel “de uitvinder van het aanbesteden moet achter slot en grendel” het best gelezen artikel van 2019 op Aanbestedingscafé. Het Actieplan Beter Aanbesteden zegt hier ook iets over:

Bestuur, directie en management laten zich nog veel te veel leiden door allerlei extrinsieke factoren. De jaarrekeningcontrole van de accountant, berichtgeving in de media, een incidenteel slecht aanbestedingsresultaat, een rekenkamer die vragen stelt. Daar slaat men veelal ad-hoc op aan. Dan ontstaat er vaak enige sense-of-urgency die noodzakelijk is om de zaken “administratief” en “imago-technisch” weer sluitend te krijgen. De echte uitdagingen worden dan echter niet opgepakt, maar het lijkt allemaal wel of het aanbesteden beter (geprofessionaliseerd) wordt.

Zo, dat is helder. Beheersbaarheid is een mythe.

Waarde creatie

leven vanuit de systeemwereld: van buiten naar binnen

Maar de bedoeling van overheidsinkoop is toch waarde leveren voor het geld van de belastingbetaler ofwel werken in fase zes van de business gedreven inkoop? We blijven echter hangen in de inkoop gedreven kant. De systeemwereld is blijkbaar belangrijker geworden dan de bedoeling. Of toch niet? Lees mee:

Met de Inkoopstrategie Inkopen met Impact markeren we een kantelpunt in het denken over inkoop binnen het Rijk. Het kabinet ziet overheidsinkoop, en daarmee de samenwerking met de leveranciers van het Rijk, als een krachtig en strategisch instrument om maatschappelijke doelen te behalen. De afgelopen jaren is veel tijd en energie geïnvesteerd in rechtmatig en efficiënt inkopen. Dat is belangrijk, maar niet het hoofddoel van inkoop. We willen maatschappelijke effecten bereiken, zaken realiseren en resultaten boeken. Toevoegen van maatschappelijke waarde is geen secundair doel of bijzaak. Het is de kern van ons werk.

Wauw, de nieuwe inkoopstrategie van de rijksoverheid: waarde creëren, werken vanuit de bedoeling. Is dat niet iets waar iedere inkoopprofessial energie van krijgt? Maar dan nogmaals de ECvdR:

Overheidsopdrachten worden steeds meer ingezet voor het verwezenlijken van allerlei beleidsdoelstellingen die zich niet altijd goed tot elkaar verhouden, waardoor het inkopen van werken, leveringen en diensten voor aanbestedende diensten een (te) complexe aangelegenheid is geworden. Aanvullende beleidsdoelstellingen vergroten zowel de kans op fouten als het risico op tegenstrijdigheden tussen deze doelstellingen. De doelstellingen van overheidsopdrachten kunnen slechts worden bereikt op voorwaarde dat het hoofddoel, namelijk om de burgers goede producten en diensten tegen een redelijke prijs te leveren, niet wordt ondermijnd.

Just do it!

We staan dus voor een boeiende uitdaging: hoe zorgen we ervoor dat de systeemwereld weer ondersteunend aan de bedoeling? Om te laten zien dat de complexiteit die we met zijn allen gecreëerd hebben toch gereduceerd kan worden geef ik een mooi voorbeeld vanuit de Haagse Inkoop samenwerking (UBR|HIS): Aanbesteden op 3 A4. Maar drie A4’tjes? Voor de zekerheid nog maar even bij directeur Richard Lennartz nagevraagd: en de bijlagen dan? Nee hoor, geen bijlagen. Het kan dus blijkbaar wel. En hoe koop je dan met impact in?

Ga het gewoon doen. Toon een beetje lef en neem de tijd. Als je een product op de laagste prijs aanbesteedt, dan is er niets aan. Maar als je duurzaamheid als criterium neemt, dan wordt het een hartstikke leuk, leerzaam en impactvol inkoopproces.

Sarah Rose, Projectleider en senior inkoopadviseur UBR|HIS

Zo dus! Gewoon doen. Dat lijkt mij een heel mooi voornemen voor 2020.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.